Как и когда нужно составлять приказ об утверждении номенклатуры дел — пример оформления

Приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже,  составляется для закрепления избранного формата документооборота предприятия, в школе, детском саду или ином учреждении.


Зачем нужен?

Согласно законодательству организации любого типа, а также частные предприниматели обязаны сохранять архивную документацию, особенно это касается личных дел работников компаний. Период хранения обусловлен определенными сроками, о которых говорится в следующих положениях:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 года;
  • Приказ Главархива СССР от 15.08.1988 года.

Чтобы соответствовать данным требованиям и сохранить необходимую документацию, организации обязаны обеспечить эффективный учет, касающийся:

  • Классификации бумаг соответствующим определенным датам;
  • Качественной индексации документов, с целью контроля относительно соблюдения законных сроков.

Ведение номенклатуры в этом отношении является самым эффективным способом учета однотипных документов:

  • приказов;
  • актов;
  • личных карточек трудящихся;
  • трудовых книжек.

Такой способ организации номенклатуры дел также должен быть закреплен отдельным приказным документом руководителя предприятия.

Благодаря чему приобретает юридическое закрепление:

  • Перечень используемых документов, применяемых на фирме;
  • Обязанности сотрудников отдела кадров по ведению документации и соблюдению правил.

Важно: процесс утверждения номенклатуры в делопроизводстве российским законодательными актами регламентирован для бюджетных предприятий, в частных организациях он может иметь произвольный характер.

Образцы других приказов об утверждении:

Порядок подготовки

Соответственно требованиям номенклатура утверждается последовательной очередностью определенных действий, а именно:

  • Применением бланка общего назначения;
  • Визирования сотрудниками, ответственными за качество ее состояния;
  • Одобрения экспертной комиссии;
  • Согласования ведения с контролирующими лицами;
  • Утверждения руководителем.

Как оформить распоряжение?

Бумага в виде отдельного нормативного акта, по большей части используется в коммерции, в государственных организациях используется унифицированная форма документа.

Важно: также коммерческими организациями опускается процесс согласования утвержденной приказом номенклатуры дел с проверочной комиссией.

Формирование утверждающего приказа заключено в содержании следующих данных:

  • Наименование организации;
  • В шапке документа указывается – номер, дата, обоснование документа;
  • После слова «Приказ» идет описание, в каких целях и на основании, каких положений руководитель приказывает;
  • Утвердить формирование определенной номенклатуры;
  • Кому именно он поручает распределение документации, между какими отделами – полный перечень;
  • Лицо, обеспечивающее методическое сопровождение процесса;
  • Лицо, с которым подразделения обязаны согласовывать ведение номенклатуры дел и сроки хранения;
  • Лицо, контролирующее исполнение указа;
  • Подписи всех лиц, которых касается, документ об ознакомлении с ним;

Важно: кроме указания ФИО и должности лиц, необходимо ставить дату ознакомления.

  • Подпись руководителя.

Распоряжение обеспечивает выполнение фирмой законных положений по сохранности и учету документов.

Скачать образец

Образец утверждающего приказа — скачать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018 BlankiVed.ru ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru